Ça y est ! Nous allons travailler ou retravailler ensemble. Pour que la collaboration se passe au mieux, voici un petit récapitulatif des engagements que je tiens à honorer vis-à-vis de mes clients, et ceux que j’attends de vous également.
Je suis connue pour être relativement flexible et conciliante, et je mets un point d’honneur à faire preuve de transparence et d’honnêteté. Mais pour que cela fonctionne bien, il y aura quelques limites à respecter !
Posons un peu le cadre…
Le mode de communication
A l’heure où il y a des dizaines de moyen de communication plus ou moins instantanés, et bien que je sois connectée sur différentes plateformes, le seul et unique moyen d’être sûre qu’une demande soit bien transmise est le courriel. Je pratique la fameuse méthode “inbox zero”, ma boîte mail est ma to-do list (ou comment celle-ci est bien mieux rangée que mon bureau !).
Il est également possible d’utiliser le formulaire de demande d’intervention pour les contrats de maintenances en cours (la demande se retrouvera dans mes mails !).
Les horaires
Si vous ne savez pas que j’ai un emploi du temps qui suit le temps scolaire, c’est qu’on n’a pas encore eu le temps de discuter projet ! En effet, je suis joignable tous les jours sauf le mercredi et si possible avant 16h30.
Alors oui, je fais l’équivalent d’un bon temps plein au final, car j’organise mon temps autour de ces contraintes, et je peux travailler le soir / le mercredi / le week-end. C’est ce que j’aime en étant freelance : avoir la liberté d’arranger mes horaires pour prendre plus de temps pour moi en période de calme, et respecter mes engagements et les délais en augmentant la charge de travail certaines période. Mais tout ceci… reste à ma discrétion.
La charge de travail / les autres clients
J’essaye d’être le plus réactive possible, mais il faut se rendre à l’évidence : j’ai environ 20 clients en maintenance en simultané, et si tout ceux-ci me demandent des ajustements sur leur site au même moment… ça coince. Heureusement cela n’arrive que rarement. Mais, si je suis capable de répondre très rapidement à certaines demandes simples, il faut aussi accepter un certain délai de traitement des demandes, ou entre deux rendez-vous lorsqu’il s’agit de projets plus gros.
Prérequis techniques
Pour que je puisse travailler, il me faut impérativement un accès administrateur sur le back-office de votre site, mais également un accès à l’hébergement. Si une mise à jour ne passe pas, s’il faut analyser certains bugs, mettre en place des sécurités supplémentaires, j’ai besoin d’accéder à l’hébergement en autonomie, avec au minimum un rôle de gestionnaire technique. Les éventuelles licences des extensions / thèmes doivent également être à jour.
Foire aux questions
Création / refonte de site
Ai-je besoin d’un cahier des charges ?
C’est indispensable !
Dans tous les cas, un entretien d’environ 45 minutes est nécessaire. Il me permettra de comprendre quels sont les objectifs du site, la cible, l’avancement du projet, les fonctionnalités utiles, etc.
Ensuite, on construira ensemble, si cela n’est pas déjà fait, l’architecture du site à l’aide de différents outils (mindmap, parcours utilisateur, etc.)
Je n’ai pas encore de contenus, est-ce un problème ?
Pour commencer à travailler ensemble, il faudra que les contenus existent, il sont indispensables pour poser l’ossature du site.
Si ce n’est pas le cas, j’ai des partenaires capables d’aider à retravailler le discours, rédiger, ou optimiser les textes. Et si vous souhaitez mettre en place une stratégie éditoriale, optimiser le référencement de votre site sur certains mot-clés, il est impératif de le faire en amont.
Bien entendu, les textes peuvent changer en cours de route, mais pas dans l’architecture ou la structure globale, au risque de perdre beaucoup de temps. C’est un gros travail à faire en amont.
On parle de texte… mais également d’images. L’intention visuelle est aussi un élément important à prendre en compte : s’oriente-t-on plutôt sur des photos, des illustrations ? Les visuels sont aussi importants que les textes dans la construction du site, même si on recherche la sobriété. C’est important de le définir en amont.
Ai-je besoin d’une charte graphique ? D’un logo ?
Je ne peux démarrer un site sans avoir l’intention visuelle et les éléments graphiques.
C’est une base indispensable et pas juste “un coup de peinture” : si on veut ajouter une identité visuelle après la création du site, il est très compliqué et donc coûteux de changer en cours de route.
Il faut au minimum un logo, une ou deux typographies (famille de polices pour les titres et le corps), et une palette de couleurs. Mais la Rolls Royce est l’identité visuelle qui permet de mettre au propre tous les styles du site : la forme des boutons, les animations, les transitions, etc.
Si besoin, j’ai des partenaires graphistes et webdesigner qui peuvent aller jusqu’à réaliser la maquette graphique qu’il ne me reste plus qu’à intégrer !
Combien de temps pour réaliser un site ?
Cela dépend du site et de ma charge de travail…
Souvent 3 mois incompressibles entre la signature du devis et la mise en ligne pour un site simple (1 à 3 pages). Parfois – et souvent – plus si le site est compliqué, ou selon la réactivité du client, la disponibilité des contenus…
Il n’est pas rare que la réalisation prenne finalement plus de temps que ce qui était envisagé au départ, car les contenus ne sont pas encore prêts, ou certaines validations prennent du temps (avec un nombre d’aller-retours limité pourtant à 2 ou 3 !).
Alors si vous voulez votre site pour la rentrée de septembre, comme de nombreux autres clients, je vous conseille de vous y prendre six mois à l’avance !
Contrat de maintenance
J’ai besoin de modifier mon site, quel est le délai ?
En passant par le formulaire en ligne, je met tout en œuvre pour réaliser la demande dans les deux semaines qui suivent sa réception, si celle-ci est raisonnable – j’ai plus de 20 clients en maintenance en simultané, je fais au mieux en fonction des priorités de chacun !
A savoir : la journée que je dédie aux maintenances est le lundi.
Mon site est inaccessible, quand pourra-t-il être remis en ligne ?
Si le problème est “simple” (mise à jour mal passée, …), cela peut se faire dans la journée ouvrée qui suit l’alerte.
Si le problème est plus complexe (ex. site piraté, fichier endommagé), alors il se peut qu’on mette d’abord en place une solution temporaire (page de maintenance) le temps de régler le problème, ou de restaurer une mise à jour antérieure – chaque problème doit être évalué au préalable et je m’engage à analyser le problème dans les 2 jours ouvrés qui suivent la déclaration du problème.
A noter : si l’erreur critique provient d’une manipulation de votre part, les heures passées sur la résolution du problème vous seront facturées.
Et pendant les congés ?
Je préviens chaque client “actif” de mes congés pour qu’on s’organise au mieux. J’ai des collègues en backup qui disposent des mêmes outils de monitoring que moi, et qui pourront réagir sur d’éventuelles urgences qui ne peuvent attendre mon retour.
On a réalisé le site ensemble, mais je ne souhaite pas prendre la maintenance
Bien que non recommandé, c’est tout à fait possible, je livre un site qui sera facilement pris en main par vous ou un autre prestataire. Je vous explique les enjeux et les manipulations à faire régulièrement pour garder un site sécurisé. Cependant, je retire mes outils de surveillance de site, et si il y a besoin d’intervenir sur le site, la prestation sera facturée 75€ HT/h.
Communication au cours de l’Accompagnement
Est-ce que je peux utiliser un autre canal que le formulaire de demande, ou le mail ?
C’est possible, mais je ne peux pas garantir que je prenne en compte la demande. Le seul moyen fiable de s’assurer que l’information soit transmise et traitée est le mail (et les formulaires arrivent sur mes mails). Un message vocal Whatsapp par exemple, peut sembler pratique et parfois en effet plus simple à formuler, mais aucune garantie qu’il soit écouté s’il arrive au mauvais moment.
Gestion du temps et conditions de paiement
Je dispose d’un crédit de X heures, est-ce qu’elles sont reportables ?
Sur les contrats de 6 mois, les heures sont reportables une fois. Sur les contrats d’un an, cela ne l’est pas, même si je reste flexible 🙂
Et si le crédit est dépassé ?
Si je vois que le temps est dépassé, je vous préviens et nous trouvons un arrangement : rechargement du crédit d’heures, diminution des demandes, report sur la facture suivante ou rechargement du crédit d’heures. Je me réserve le droit d’arrêter la prestation si on ne trouve pas d’entente, ou de facturer le temps dépassé au tarif de 75€/h.
Est-ce que je peux payer en plusieurs fois ?
Pour un site, oui : je demande un acompte de 50%, puis l’étalement des paiement est possible jusqu’à la livraison.
Pour la maintenance, elle est due en début de prestation, mais il est aussi possible de mettre en place un prélèvement SEPA mensuel.
Comment faire une demande de mise à jour / modification ?
En passant par le formulaire de demande d’intervention. Si la demande est plus complexe, cela peut se faire par mail, ou en convenant d’un rendez-vous téléphonique pour en discuter de vive voix.